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Teamplaner: Zeiterfassung und Management für Montageaufträge

Ausgangslage

Die Firma Eisen-Stenger ist ein klassischer Eisenwaren-Laden und bietet neben dem reinen Handel auch die Montage der Sicherheitsprodukten, Briefkästen und ähnlichem an. Vor Einführung von Teamplaner wurden Montageaufträge als Papier-Formular angenommen. Dieses Formular wurde als Laufzettel bei der Terminvereinbarung, Abarbeitung und Abrechnung verwendet.

Aufgrund von handschriftlicher Ausfüllung eines Formulars kam es vor, dass Daten unleserlich oder unvollständig eingetragen wurden. Hinzu kam, dass die Erfassung der Arbeitszeit und Anfahrt erst nach Abarbeitung des Auftrags erfolgte sodass auch hier ungenaue Daten vorlagen. Zusätzlich fehlte eine Überwachung des Prozesses sodass insgesamt keine zufriedenstellende Leistung gegenüber dem Kunden erbracht werden konnte.

Lösung

Die erstellte Individualsoftware unterstützt diesen Prozess in jedem Schritt. So werden Montage-Aufträge zunächst direkt in der Warenwirtschaft erfasst und anschließend in Teamplaner exportiert. Dies hat den Vorteil, dass die Stammdaten des Kunden in der Warenwirtschaft vorliegen und um die entsprechenden Kontaktdaten direkt zum Auftrag im Teamplaner angereichert werden können.

Die Statuskette eines Auftrags ist hierbei konfigurierbar sodass verschiedene Schritte wie Ausmessen vor Ort, Bestellen, Terminvereinbarung etc. transparent abgebildet werden. Basierend auf dem Status des Auftrags taucht dieser in verschiedenen Masken zur Bearbeitung des Prozesses auf. Beispielsweise in einer Maske zur Termindisposition werden alle Termine und Verfügbarkeiten der Monteure berücksichtigt und es werden alle Aufträge angezeigt, für die eine Terminvereinbarung mit dem Kunden zum Ausmessen oder Einbauen notwendig ist.

Sind Termine mit dem Kunden vereinbart, sieht der entsprechende Monteur beim Öffnen von Teamplaner seine Termine des heutigen und der folgenden Tage direkt auf der Startseite. Über einen einfachen Klick wird die Google-Navigation gestartet.

Beim Erfassen der Zeiten wird zwischen Arbeitszeit und Auftragszeit unterschieden, jedoch beides logisch verknüpft in der selben Maske abgefragt.

Zu einem Auftrag können Termine, Artikel, Bilder, Unterschriften, Arbeitszeiten und Anfahrten aufgenommen und alle Text-Informationen für die Warenwirtschaft exportiert werden. Bei Anfahrten wird zusätzlich über einen Google-Webservice die Entfernung zum Kunden berechnet und so transparent abgerechnet.

Ergänzt wurde Teamplaner dann auch für andere Geschäftsbereiche zum einfachen Erfassen der Arbeitszeiten und erfüllte damit auch die Anforderungen zur digitalen Zeiterfassung des EuGH und BAG-Urteils.

Kundenstimme

Christian Wilz
Leiter Montage-Team

Eisen-Stenger GmbH
Abt-Peter-Str.25
63500 Seligenstadt
www.eisen-stenger.de

Teamplaner: Zeiterfassung und Management für Montageaufträge

„Wir standen vor der Herausforderung, unsere Arbeitsabläufe für die Montage beim Kunden vor Ort zu digitalisieren. Unser eingesetztes Programm im Ladengeschäft bietet weder eine solche Komponente noch hat es eine Standardschnittstelle um ein solches Werkzeug anzubinden. Auch die am Markt verfügbaren Zeiterfassungen können nicht das was wir brauchen – irgend etwas fehlt immer.

Wir haben uns dann für die individuelle Lösung entschieden. Der Teamplaner ist für mich das ideale Tool für meinen Arbeitsablauf. Es kann so ziemlich alles hinterlegt werden, was für den jeweiligen Monteur wichtig ist. Zum Beispiel werden vereinbarte Termine inkl. Kontaktdaten der Kunden für den heutigen Tag direkt auf der Startseite im Handy angezeigt. Oder man hat mit einem Klick sofort Einblick auf den Urlaubskalender oder die Zeiterfassung. Da das Tool sehr strukturiert aufgebaut ist, findet wann sich darin sehr schnell zurecht und findet alles Notwendige mit wenigen Klicks. Verbesserungsvorschläge und kleinere Anpassungen wurden von Herr Kerber sehr schnell umgesetzt.

Ich bin sehr froh, dass wir uns für den Teamplaner entschieden haben.“