Prozessautomatisierung für kleine Unternehmen – weniger Abtippen, weniger Fehler
Geschäftsprozesse automatisieren, statt jeden Tag dieselbe Arbeit zu erledigen
Bestellungen übertragen, Rechnungen erstellen, Excel-Listen abgleichen: Viele Aufgaben kosten täglich Zeit, obwohl sie immer nach denselben Regeln ablaufen. Mit Prozessautomatisierung laufen diese wiederkehrenden Abläufe automatisch – wir verbinden dafür die Programme, die Sie bereits nutzen. Dadurch bleibt mehr Zeit für Ihre Kunden und Ihr Kerngeschäft – ohne eigene IT-Abteilung und ohne unnötigen Systemwechsel. Als IT-Dienstleister aus Seligenstadt begleiten wir kleine Unternehmen im Rhein-Main-Gebiet von der ersten Idee bis zur fertigen Lösung – auch dann, wenn es nur um einen einzigen lästigen Handgriff geht.
✓ Kein Systemwechsel nötig✓ Auch kleine Abläufe✓ Eigene Entwickler
Automatisierung, die zu Ihrem Unternehmen passt
Dabei automatisieren wir wiederkehrende Abläufe mit den Programmen, die Sie schon nutzen. Unsere eigenen Entwickler setzen das um.
Vorhandene Software weiter nutzen
Wir setzen bei Ihren bestehenden Programmen an. Deshalb müssen Sie für eine Automatisierung nicht auf neue Software umsteigen.
Auch kleine Aufgaben sind willkommen
Nicht jedes Projekt muss groß sein. Denn oft macht schon ein einziger automatischer Handgriff den Alltag spürbar leichter.
Eigene Entwickler statt wechselnder Dienstleister
Unsere eigenen Entwickler setzen Ihre Lösung um. Dadurch sprechen Sie mit einem Ansprechpartner, der sie selbst kennt.
Persönlich vor Ort, effizient in der Umsetzung
Zunächst nehmen wir Ihre Abläufe im Rhein-Main-Gebiet persönlich auf. Danach setzen wir die Lösung überwiegend per Fernzugriff um.
Über
20 Jahre
Erfahrung in der IT-Betreuung
Über
50+
betreute Unternehmen
Schwerpunkt
KMU
Handwerk, Industrie, Handel
Standort
Rhein‑Main
Persönlich aus Seligenstadt
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Im Tagesgeschäft funktionieren viele Abläufe nur, weil jemand immer wieder dieselben Handgriffe erledigt. Das fällt allerdings lange nicht auf – bis die Zahl der Aufträge steigt, ein Fehler passiert oder die zuständige Person ausfällt.
Daten von einem Programm ins andere abtippen
Ein Auftrag kommt zum Beispiel per Shop oder E-Mail herein. Anschließend tippt jemand Kundendaten, Artikel und Mengen noch einmal in die Warenwirtschaft oder Buchhaltung.
Excel-Listen, die nur eine Person versteht
Wichtige Daten stehen in mehreren Dateien. Welche Liste aktuell ist, weiß jedoch oft nur der Kollege, der sie pflegt.
Angebote, Rechnungen und Dokumente von Hand erstellen
Dieselben Angaben kopiert, ändert und prüft jemand immer wieder. Das kostet Zeit und erhöht außerdem das Risiko für Tippfehler.
„Der Kollege, der sich auskennt“ hat eigentlich einen anderen Job
Eine Person kümmert sich nebenbei um die Technik und um schnelle Notlösungen. Für eine saubere Automatisierung fehlen ihr deshalb Zeit und Fachwissen.
Das muss aber nicht so bleiben. Denn häufig lassen sich bestehende Abläufe vereinfachen und anschließend zuverlässig automatisieren.
Weniger Routinearbeit. Mehr Zeit für Ihr Unternehmen.
Wenn Programme Daten selbst weitergeben und wiederkehrende Schritte zuverlässig erledigen, gewinnen Ihre Mitarbeiter Zeit. Außerdem sinkt das Risiko, dass jemand Daten vergisst oder falsch abtippt.
Bestellungen und Aufträge automatisch verarbeiten
Statt
Ein Mitarbeiter tippt jede Bestellung aus dem Onlineshop von Hand in die Warenwirtschaft und erstellt danach den Lieferschein einzeln.
Jetzt → läuft automatisch
Die Warenwirtschaft übernimmt die Bestellung selbst und startet dann die nächsten Schritte automatisch.
Angebote, Rechnungen und Belege automatisch erstellen
Statt
Mitarbeiter tragen dieselben Angaben immer wieder in Dokumente und in die Buchhaltung ein.
Jetzt → läuft automatisch
Das System erstellt Angebote, Rechnungen oder Belege aus vorhandenen Daten und gibt sie danach an die Buchhaltung weiter.
Daten zwischen Programmen abgleichen
Statt
Ihr Team pflegt Artikel, Kundendaten oder Bestände in mehreren Programmen und Excel-Listen doppelt.
Jetzt → läuft automatisch
Verbundene Programme tauschen die Daten automatisch aus. Dadurch fallen doppelte Eingaben weg.
Berichte und Auswertungen automatisch bereitstellen
Statt
Jemand sucht regelmäßig Zahlen aus verschiedenen Quellen zusammen und verschickt sie dann per E-Mail.
Jetzt → läuft automatisch
Das System erstellt Auswertungen nach festen Regeln. Außerdem informiert es die zuständigen Personen per Hinweis.
Besonders sinnvoll ist sie, wenn mindestens einer dieser Punkte auf Ihr Unternehmen zutrifft:
Sie verbringen täglich Zeit damit, Daten von Hand abzutippen.
Ihr Team pflegt dieselben Daten in mehreren Programmen.
Sie korrigieren immer wieder Fehler, weil jemand Daten falsch abgetippt hat.
Wichtige Abläufe hängen zudem von einer einzigen Person ab.
Schon 30 Minuten wiederkehrende Arbeit pro Tag können ein guter Anlass sein, genauer hinzusehen – ob sich eine Umsetzung wirtschaftlich lohnt, prüfen wir gemeinsam.
Rechenbeispiel (Annahme): 30 Minuten pro Arbeitstag × 220 Arbeitstage ergeben rund 110 Stunden im Jahr – und das für eine einzige Aufgabe. Wie viel davon sich tatsächlich einsparen lässt, hängt vom Ablauf ab.
Nicht jede Automatisierung braucht künstliche Intelligenz: Wenn ein Ablauf klaren Regeln folgt, lässt er sich häufig ohne KI automatisieren. Sollen dagegen Texte, E-Mails oder Dokumente inhaltlich verstanden werden, hilft unsere KI-Beratung weiter.
Ihre Programme arbeiten zusammen – statt nebeneinander
Ihre Mitarbeiter müssen dann nicht mehr ständig zwischen Programmen wechseln, Daten exportieren und an anderer Stelle erneut eingeben. Stattdessen verbinden wir vorhandene Programme über passende Schnittstellen oder eigene Erweiterungen. Eine Schnittstelle sorgt dafür, dass zwei Programme Daten nach festen Regeln austauschen.
Dabei können auch cloudbasierte Anwendungen eine Rolle spielen: Zum Beispiel gleichen wir Daten aus einem Onlineshop mit der Warenwirtschaft ab oder nutzen Daten aus Microsoft 365 für einen automatischen Ablauf. Entscheidend ist nicht, ob ein Programm in der Cloud oder lokal betrieben wird, sondern dass die benötigten Daten sicher und zuverlässig ankommen.
Eingang
Onlineshop
Excel
Microsoft 365
→
Verarbeitung
Individuelle Verbindung und automatische Verarbeitung
→
Ergebnis
Warenwirtschaft
Buchhaltung
Bericht
Beispiel – abhängig von den vorhandenen Systemen
Vorhandene Systeme sinnvoll verbinden
Dabei arbeiten wir zum Beispiel mit Daten aus Excel, Outlook oder SharePoint, binden JTL-Wawi und Onlineshops wie Shopware oder WooCommerce an und übergeben passende Daten an DATEV oder Lexware. Welche Verbindung tatsächlich möglich ist, klären wir allerdings erst anhand Ihrer Software. Mehr dazu: Programme über Schnittstellen verbinden.
Keine neue Software um jeden Preis
Wenn eine Erweiterung oder ein eigenes Skript genügt, brauchen Sie keine neue Gesamtlösung. Ein Skript ist dabei ein kleines Programm, das feste Arbeitsschritte automatisch erledigt. Wenn mehr erforderlich ist, entwickeln wir passende individuelle Software.
So kann Prozessautomatisierung in der Praxis aussehen
Hier sehen Sie zwei Projekte unserer Kunden in Kurzform. Die ausführlichen Stimmen finden Sie außerdem weiter unten.
Onlinehandel · Eisen-Stenger GmbH, Seligenstadt
Rund 750 Bestellungen täglich – automatisch verarbeitet
Ausgangslage: Als der Onlinehandel wuchs, wurden Labeldruck, Lager, Bestände und Preise von Hand zum Engpass.
Automatisierung: Deshalb haben wir gemeinsam eine Software entwickelt. Sie bündelt Artikeldaten, berechnet Preise automatisch, bindet 7 Verkaufskanäle an und führt durch Wareneingang, Picking und Versand.
Ergebnis: Heute verarbeitet die Software täglich etwa 750 Bestellungen. Außerdem gehen jede Woche rund 12 Paletten Ware an Amazon.
Testlabor · De'Longhi Braun Household GmbH
Messwerte automatisch statt von Hand erfasst
Ausgangslage: Das Team plante Testanlagen von Hand über einen Belegungsplan, las Messwerte regelmäßig ab und trug sie erst am Ende in einen Bericht ein.
Automatisierung: Stattdessen plant eine Web-Plattform die Testläufe weltweit. Dabei kommen die Messwerte über eine Schnittstelle direkt von den Anlagen.
Ergebnis: Die Anlagen sind seitdem deutlich besser ausgelastet, und Wartezeiten sind gesunken. Zudem entfällt das Abtippen der Messwerte.
Was unsere Kunden über uns sagen
Denn entscheidend ist, wie die Zusammenarbeit im Alltag läuft.
Boris Malsy
Geschäftsführer
KM Blechbearbeitung GmbH
„Als innovatives Unternehmen sind wir immer bestrebt, die Vorteile neuer Technologien zu nutzen. Durch die KI-Beratung von Nonstop Network haben wir konkrete Möglichkeiten identifiziert, wie wir künstliche Intelligenz sinnvoll in unsere bestehenden Prozesse integrieren können.
Besonders wichtig war uns dabei der Praxisbezug: keine theoretischen KI-Konzepte, sondern Lösungen, die uns im Arbeitsalltag tatsächlich Zeit sparen und Abläufe vereinfachen.”
1Ausgangssituation
Die KM Blechbearbeitung GmbH mit Sitz in Seligenstadt löst derzeit ihr veraltetes ERP-System ab. Das bisherige System erzeugt Rechnungen zwar als PDF, aber nicht im E-Rechnungs-Format. Mehrere Großkunden erwarteten jedoch Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format – die PDFs konnten sie nicht automatisch weiterverarbeiten.
Gleichzeitig lief die gesamte Auftragskorrespondenz über zentrale E-Mail-Postfächer: Kundenanfragen, Auftragsbestätigungen und allgemeine Anfragen kamen ungefiltert an und mussten täglich manuell gesichtet und zugeordnet werden.
2Lösung
Für die Rechnungsverarbeitung haben wir einen automatisierten Prozess entwickelt, der die vorhandenen Ausgabedokumente ausliest, die relevanten Belegdaten strukturiert extrahiert und in das normierte, importfähige ZUGFeRD-Format überführt – einschließlich automatischer Erkennung von Belegtyp, Positionen, Beträgen und Empfängerdaten sowie einer integrierten Qualitätsprüfung.
Parallel dazu wird der E-Mail-Posteingang automatisch ausgewertet: Eingehende Nachrichten werden inhaltlich analysiert, erkannte Anfragen ohne manuellen Eingriff in einen eigenen Ordner überführt und stehen dort direkt für den nächsten Bearbeitungsschritt bereit.
3Ergebnis
Beide Abläufe laufen seit der Einführung täglich vollständig automatisch. Die Mitarbeiter sind nicht mehr mit wiederkehrenden Sortier- und Nachbereitungsaufgaben gebunden, und die Rechnungen gehen in dem Format hinaus, das die Kunden für ihre automatisierte Verarbeitung benötigen. Fehleranfällige manuelle Dateneingaben sind in beiden Prozessen entfallen.
Marcel Nichterlein
Test Development Engineer
De’Longhi Braun Household GmbH
„Nonstop Network hat uns ein supernützliches Tool im Look eines Dashboards aufgebaut, welches sich fließend in unser Daily-Business integriert hat. So stellen wir uns einen perfekten Service-Partner vor!”
1Ausgangssituation
Die De’Longhi Braun Household GmbH gehört zur De’Longhi Gruppe und testet im Auftrag der einzelnen Hersteller innerhalb der Gruppe Haushaltsgeräte (Mixer, Bügeleisen, Kaffeemaschinen …) in verschiedenen Entwicklungsphasen unter anderem durch Langzeittests. Die Koordination, wann welche Testanlage zur Verfügung steht, erfolgt händisch anhand eines Belegungsplans. Da es weltweit mehrere Testlabore mit unterschiedlichen Ausstattungen gibt, hat der Hersteller mehrere Möglichkeiten, aber die Planung wird dadurch sehr koordinationsintensiv.
Läuft ein Test, werden Messwerte und Defekte an den einzelnen Testanlagen regelmäßig abgelesen und am Ende des mehrtägigen Testlaufs den Herstellern in einem Testbereicht vorgelegt. Außerhalb von tatsächlichen Ausfällen sind Messwerte nur bedingt durch die Arbeitszeiten vollständig erfassbar.
2Lösung
Wir haben eine Web-basierte Plattform entwickelt, die die Koordination der Testläufe wesentlich vereinfacht. Jeder Hersteller kann nach Auswahl seines Gerätetyps und Testanforderung sofort erkennen, wann ein Test in welchem Testlabor weltweit durchgeführt werden kann.Im darauf folgenden Prozess werden dann Kapazitäten unter Berücksichtigung von Wartungsintervallen an den Testanlagen reserviert.
Zur Laufzeit des Tests werden die Messwerte durch eine Schnittstelle von den Testanlagen direkt an diese Plattform übertragen, sodass der komplette Testverlauf sofort einsehbar ist.
3Ergebnis
Durch die prozessunterstützte Koordination der Tests ist die Auslastung der Testanlagen signifikant gestiegen. Dadurch ist auch die durchschnittliche Wartezeit der Hersteller gesunken, sodass die Entwicklung schneller voranschreiten kann.
Ein weiterer Vorteil ist, dass Messwerte schon zur Laufzeit des Tests für den Hersteller zur Verfügung stehen und bereits vor Testabschluss zu Schlussfolgerungen führen können. Nicht zuletzt entfällt der Aufwand im Testlabor, die Messwerte manuell zu erfassen. So kann die Häufigkeit und Menge der Testwerte deutlich gesteigert werden, was zu genaueren Testergebnissen führt.
Nicolas Kerber
Geschäftsführer und Abteilungsleiter E-Commerce
Eisen-Stenger GmbH
„Durch ESAT haben wir es geschafft, viele Prozesse zu automatisieren; jeder Mitarbeiter hat Überblick über potenzielle Fehler. Wir reagieren besser auf Marktbedingungen.”
1Ausgangssituation
Die Eisen-Stenger GmbH startete mit dem E-Commerce-Kanal im Jahr 2014. Schnell wurde klar, dass auch für einen kleinen Einzelhändler in Seligenstadt viel Potenzial vorhanden ist. Ebenso zeigte sich, dass sich dieses Potenzial ohne Prozessunterstützung nicht nutzen lässt. Zunächst war das Packen einer Handvoll Pakete pro Woche ohne zusätzliche Unterstützung noch machbar – mit steigendem Volumen kamen Herausforderungen wie Labeldruck, Verpackungsmaterial, Lagerhaltung, Bestandsmanagement und Preiskalkulation dazu.
2Lösung
Durch die familiäre Verbundenheit war ein schnelles und unbürokratisches Bearbeiten der Herausforderungen von Anfang an gegeben. Wir haben ESAT (Eisen Stenger Amazon Tool) gemeinsam geplant und Schritt für Schritt ausgebaut.
Heute beinhaltet die Software ausführliche Artikeldaten, automatische Preiskalkulationen anhand von Kosten und Konkurrenzpreisen, Anbindung von 7 Verkaufskanälen, Bestandsmanagement des eigenen E-Commerce-Lagers wie auch des Amazon-Lagers, geführte Prozesse für Wareneingang, Einlagerung, Bestandspflege, Picking und Warenausgang sowie inzwischen auch das Fulfillment für Dritte.
3Ergebnis
Heute werden in ESAT täglich etwa 750 Bestellungen verarbeitet. Davon etwa 150 direkt aus dem eigenen Lager versendet. Wöchentlich verlassen etwa 12 Paletten Ware das Lager in Richtung Amazon.
Erst verstehen. Dann vereinfachen. Danach automatisieren.
Wir automatisieren keinen umständlichen Ablauf, nur weil Ihr Team ihn schon immer so erledigt. Stattdessen prüfen wir zuerst, welche Schritte wirklich nötig sind.
1
Kostenloses Erstgespräch
Zunächst schildern Sie uns, welcher Ablauf Zeit kostet oder Fehler verursacht. Danach klären wir gemeinsam, ob und wie eine Automatisierung sinnvoll ist. Das Gespräch ist dabei kostenlos und unverbindlich.
2
Prozessaufnahme vor Ort
Anschließend schauen wir uns Ihre Abläufe vor Ort an. Dabei notieren wir die beteiligten Programme und prüfen, welche Schritte wegfallen oder sich zusammenfassen lassen. Im Rhein-Main-Gebiet kommen wir dafür persönlich zu Ihnen.
3
Individuelles Angebot und schrittweise Umsetzung
Danach erhalten Sie ein Angebot für den vereinbarten Umfang. Sobald Sie zustimmen, bauen unsere eigenen Entwickler die nötigen Schnittstellen, Erweiterungen oder Programme – überwiegend per Fernzugriff. Bevor die Lösung live geht, testen wir sie gemeinsam mit Ihnen.
4
Einführung und optionale Betreuung
Schließlich zeigen wir Ihnen, wie die Lösung im Alltag funktioniert. Auf Wunsch übernehmen wir außerdem Überwachung, Wartung und spätere Änderungen über einen eigenen Wartungsvertrag. Dieser ist jedoch keine Pflicht.
Welcher Arbeitsschritt kostet Sie jeden Tag unnötig Zeit?
Sie müssen dafür kein fertiges Konzept mitbringen. Beschreiben Sie uns einfach, was Ihr Team heute noch von Hand erledigt. Danach besprechen wir, ob sich der Ablauf vereinfachen und automatisieren lässt – auch bei kleinen Aufgaben.
Automatisieren, ohne die Kontrolle zu verlieren
Eine Automatisierung soll Ihren Alltag erleichtern – und nicht neue Unsicherheit schaffen. Deshalb besprechen wir vorab, welche Daten das System verarbeitet, welche Programme beteiligt sind und was passieren soll, falls eine Übertragung einmal scheitert.
Ihre Daten bleiben nachvollziehbar
Wir legen gemeinsam fest, welche Daten zwischen den Programmen fließen und wer darauf zugreifen darf. Dabei berücksichtigen wir Zugriffsrechte und Schutzmaßnahmen passend zu Ihren Programmen.
Fehler werden nicht einfach übersehen
Wenn es technisch sinnvoll und vereinbart ist, bauen wir Prüfungen, Protokolle oder Fehlermeldungen ein. Dadurch erkennen Sie Probleme früh, statt unbemerkt falsche Daten weiterzugeben.
Bestehende Arbeitsabläufe bleiben handhabbar
Wir stimmen Einführung und Tests mit Ihrem Alltag ab. Bevor die Lösung live geht, prüfen wir sie. Außerdem erfahren Ihre Mitarbeiter, welche Schritte künftig automatisch laufen und wann sie selbst eingreifen müssen.
Ein Ansprechpartner für Rückfragen
Unser eigenes Team entwickelt die Lösung. Wenn später Fragen entstehen oder sich Abläufe ändern, sprechen Sie deshalb mit jemandem, der die Lösung kennt. Änderungen und laufende Überwachung vereinbaren wir bei Bedarf separat.
Was kostet eine Prozessautomatisierung?
Jeder Ablauf ist anders. Denn der Aufwand hängt davon ab, wie viele Programme beteiligt sind, welche Daten fließen und welche Ausnahmen es gibt. Deshalb nennen wir keine Pauschalpreise, sondern erstellen nach dem Gespräch ein Angebot, das zu Ihren Wünschen passt.
Das erste Gespräch ist für Sie kostenlos und unverbindlich. Außerdem setzen wir auch kleine Automatisierungen mit wenig Aufwand um. Dafür brauchen Sie zudem keinen Vertrag über eine laufende IT-Betreuung.
Kostenloses Erstgespräch
Wir klären unverbindlich, ob sich eine Automatisierung lohnt.
Individuelles Angebot
Sobald wir Ihren Ablauf kennen, erhalten Sie ein passendes Angebot.
Wartung optional
Betreuung und Änderungen gibt es nur, wenn Sie es wünschen.
Das hängt vom Ablauf und den beteiligten Programmen ab. Denn eine kleine, klar abgegrenzte Aufgabe braucht deutlich weniger Zeit als die Verbindung mehrerer Programme. Sobald wir Ihren Ablauf kennen, können wir den Zeitrahmen einschätzen.
Was kostet Prozessautomatisierung?
Das Erstgespräch ist kostenlos. Für die Umsetzung erhalten Sie danach ein eigenes Angebot. Auch kleine Aufgaben kommen infrage, denn es gibt keine feste Mindestgröße.
Müssen wir unsere Mitarbeiter dafür schulen?
Meist ändert sich nur ein Teil des bisherigen Ablaufs. Deshalb erklären wir den betroffenen Mitarbeitern, was automatisch geschieht und wann sie selbst prüfen sollten. Wie viel Einweisung nötig ist, hängt allerdings von der Lösung ab.
Software und Technik
Brauchen wir neue Software?
In der Regel nicht. Denn wir setzen auf Ihren vorhandenen Programmen auf und prüfen, welche Schnittstellen oder Erweiterungen sich nutzen lassen. Ein Wechsel auf neue Software ist deshalb nicht nötig.
Können Sie Excel, Microsoft 365, JTL-Wawi oder unsere Buchhaltung anbinden?
Ja, zum Beispiel binden wir Daten aus Excel und Microsoft 365 ein, verbinden JTL-Wawi und Onlineshops oder übergeben passende Daten an DATEV oder Lexware. Wie wir das umsetzen, hängt allerdings von Versionen, Zugriffsrechten und Schnittstellen ab.
Was passiert, wenn sich unsere Abläufe ändern?
Dann passen wir die Automatisierung an Ihre neuen Wünsche an. Das geschieht nach Absprache entweder als eigener Auftrag oder über einen Wartungsvertrag.
Voraussetzungen und Abgrenzung
Brauchen wir eine eigene IT-Abteilung?
Nein. Denn wir übernehmen die Entwicklung und begleiten die Einführung. Ihr Mitarbeiter, der sich bisher nebenbei um die IT kümmert, muss die Automatisierung deshalb weder programmieren noch betreuen.
Nein. Wenn ein Ablauf klaren Regeln folgt, lässt er sich häufig ohne KI automatisieren. Soll eine Anwendung dagegen unstrukturierte Texte, E-Mails oder Dokumente inhaltlich verstehen, ist das ein anderes Thema. Mehr dazu finden Sie in unserer KI-Beratung für Unternehmen.
Schluss mit unnötiger Handarbeit – lassen Sie uns Ihren Ablauf ansehen
Ob Bestellungen, Rechnungen, Excel-Listen oder der Datenabgleich zwischen Ihren Programmen: Wir prüfen gemeinsam, wo Automatisierung Ihren Alltag erleichtern kann. Dafür brauchen Sie weder eine eigene IT-Abteilung noch ein großes Budget.
